Förberedelse av dokumentation för bokföring

A effektivisering av dokumentationsrutiner hos företaget
1 Underlag
Sortering
All inkommen dokumentation avsedd för bokföring lämnas så fort
den kommer in i företaget eller i en pärm eller fack. Detta gäller
främst leverantörsfakturor, betalningar och kvitton.

Bolagen som har faktureringsmetod ( redovisningsmetod står angiven
i momsregistreringsbeviset ), sorterar dokumentation efter dokumentdatum.

Bolag med låg omsättning som har bokslutsmetod i momsregistreringsbeviset,
sorterar dokumentation i betalningsdatumordning. Betalda fakturor häftas ihop
med respektive betalningsnota. Vid räkenskapsårets avslut ska även
obetalda fakturor lämnas för bokföring.

Det är ytterst viktigt att sortera dokumentation efter den metod som är angiven
i varje bolags- eller enskild firmas momsregistreringsbevis.

Konsekvens av felsortering är högre administrativ kostnad för omsortering
eller risk för strafftillägg mellan 10-20% på felaktigt redovisad moms.

Rätt sorteringsrutin sparar tid och leder till lägre redovisningsarvode.

 

2.1 Fakturautformning
Om fakturorna saknar beskrivning på vad som fakturerats eller om den är otydlig,
förtydliga den själv till redovisningsansvarige genom att ange kort beskrivning.

Har fakturor hänvisning till underliggande dokumentation som t.ex.
tidsrapporter, särspecifikationer om utförda arbeten eller om personer som
gjort arbetet, följesedlar etc. ska denna underliggande dokumentation lämnas med fakturan.

2.2 Kvitton
Manuella kvitton kan ha enklare utformning än fakturor men ska innehålla
huvudsakliga uppgifter om köparen (namn och organisations- eller personnummer ) och vad som köpts.
Samma uppgifter ska finnas för säljaren vars påskrift ska finnas på kvittot.
Varje kvitto ska ha datum för affärshändelsen.

Vid inköp med ett högre belopp än ca 2000 kr föreslås kontantnota eller faktura.
Detta p.g.a. att momslagen definierar vilka uppgifter som ska finnas med
för att en kostnad ska anses vara avdragsgill eller ej.

Fakturor ska alltid innehålla uppgift om att säljaren innehar F-skattesedel.
Om säljaren inte innehar F-skattesedel, ska ni dra av 30% av nettobeloppet
vid betalning av fakturan.

Om fakturan är på något sätt felaktig, skicka den tillbaka för rättelse.
Kontrollera att adressaten ( Ditt företagsnamn ) är korrekt skriven.

Bestridande av fakturan bör ske skriftligt inom åtta dagar.

Kontantkvitto med belopp högre än 2 000 kr ( som saknar uppgift om adressat )
godkänns ej från skatteverket. Detta leder till att avdragsrätt för moms och
kostnad uteblir samt att strafftillägg tillkommer.

2,3 Lönebesked
Lönebesked ska alltid lämnas till redovisningsansvarige.
Lönesammanställning ska lämnas när det handlar om flera lönespecifikationer.
Uppbördsdeklaration lämnas med eftersom procentsatserna på arbetsgivaravgifter
skiljer sig p.g.a. de anställdas ålder.
Detta gäller oavsett om man upprättar lönedokumentation i löneprogram eller manuellt.

Annan möjlighet är att alltid lämna skriftligt besked om personuppgifter och vilka belopp
det gäller när ni anlitar redovisningsansvarige för löneredovisning.

3 In- och utbetalningar
Bankdokumentation från internet ska skrivas ut vid betalningstillfället och
arkiveras i pärm i datumordning.
Betalningsspecifikationer ska innehålla förutom belopp och motpartsuppgifter, OCR
eller fakturanummer. Samma gäller Inkommande betalningar.

4 Vad bör krävas från företagets redovisningsansvarig?
Styrelsens ansvar är att säkerställa att redovisningen skötts i tid och på rätt sätt.
Styrelsen bör kräva balans- och resultatrapport efter avslutad månadsredovisning
samt övriga rapporter som reskontraredovisning om den ingår i uppdraget.
Det är ett säkert bevis på att redovisningen för respektive period gjorts.

Balans- och resultatrapport ger den viktigaste ekonomiska informationen om bolagets
resultat och ställning. Styrelsen bör läsa igenom och analysera inkomna rapporter.
Om det finns oklarheter, är det viktigt att gå igenom väsentliga delar med
Din redovisningsansvarige.

4.1 Observationsposter
Balans- och resultatrapporterna kan vara icke fullständiga om det finns oreglerade poster
på OBS kontot. Redovisningsansvarige skickar dokumentation avs. OBS-posterna
när de uppstår i redovisningen. Genomgång och komplettering av de posterna
borde ske inom en och samma månad.

Oklara och ej reglerade poster som hamnar under observation ( OBS- Konto ),
fördyrar avsevärt redovisningsarbetet och sänker dess kvalitet.
Extra tid som krävs för att lösa sådana poster går ut på att leta efter samband
i redovisningen. Om sambandet saknas, kopieras tillhörande dokumentation
samt förteckning upprättas över samtliga poster. En kopia av allt skickas till företaget.
Företaget lägger ner extra tid för utredning och lösning på problemet.
Efter att tilläggsdokumentation skickats tillbaka till oss, kopplas denna
dokumentation till varje respektive OBS-post och rättelserna genomförs.
I de allra flesta fall leder rättelserna till nya omprövningar av skattedeklarationer.
Eftersläpning av OBS poster under en längre period gör att oreglerad dokumentation
växer och med det växer tid för hantering av samma dokumentation.

Detta är en väldigt krävande och dyrbar process som borde undvikas in i det sista.

B RAPPORTERING TILL MYNDIGHETER


Vanligt förekommande rapportering till skatteverket:
Löneredovisning sker för det mesta den 12 i månaden för utbetalda löner
under föregående månad.

Momsredovisning sker månadsvis, kvartalsvis eller i inkomstdeklaration:
För bolag med omsättning under 40 mkr sker momsredovisning ca 42 dagar efter
momsperiodens utgång. Undantagsvis sker momsredovisning runt den 17
januari och runt den 20 augusti.

För bolagen med omsättning högre än 40 mkr sker momsredovisning ca 25 dagar
efter utgången av momsmånaden.

Periodiska sammanställningar lämnas kvartalsvis eller månadsvis av de bolag
som sålt varor och tjänster inom EU-området.

Intrastatredovisning görs om svenska bolag haft varuhandel med bolag inom EU.
Denna rapport lämnas elektroniskt till SCB ca 18-20 dagar efter varje månadsavslut
Manuella rapporter ska lämnas ca 5 dagar tidigare än elektroniska.

Härmed bortser vi från rapportering om punktskatter, eftersom det saknar betydelse
för våra klienter.

C BOKSLUTSPROCESSEN

Efter att all dokumentation för räkenskapsåret bokförts och observationsposter
rättats, gör man slutliga avstämningar av bolagets redovisning.

Intäkter och kostnader i resultatrapporten granskas extra utifrån väsentlighet,
rätt klassificering och logik.
Resultatrapporten ger en tydlig och strukturerad bild av årets intäkter och kostnader
samt bolagets resultat.

Balansposter visar däremot ackumulerad ekonomisk ställning i bolaget.
Varje balanspost dokumenteras och specificeras i bokslutet.

Periodiseringar och matchning
Minst en månadsredovisning efter räkenskapsårets slut ska redovisas för att
säkerställa periodiseringar och bokföring av transaktioner i rätt räkenskapsår.
För att uppnå detta är det nödvändigt att dokumentationen innehåller uppgifter
om vilken period har utförts tjänster eller när har köpts och levererats produkter.

Även matchningsprincipen genomförs, d.v.s. intäkterna ska knytas ihop
med tillhörande kostnader i en och samma period. För att det ska gå rätt till,
behövs extra upplysning om detta samband i fall det inte tydligt framgår
från dokumentationen.

För att en kostnad ska vara avdragsgill, ska den redovisas enligt god redovisningssed
d.v.s. i rätt räkenskapsår. Därför är det viktigt att kontrollera om inlämnad
dokumentation är fullständig.

Det är i styrelsens intresse att lämna all nödvändig information för att säkerställa
resultat och ställning i bolaget.

Styrelsen bör ha genomgång av bokslutet med sin redovisningsansvarige innan
det lämnas till revisorn eller innan bokslutsberättelse upprättas.

Bolag som har kontroll över redovisningen och som har välordnad dokumentation
har god chans att lyckas affärsmässigt. De som inte har det, hamnar under kort tid
i ekonomiska svårigheter.

Redovisningsrapporter är den viktigaste ekonomiska information som man kan få om
den kommer i tid och om den är korrekt.

Ej säkerställt eller rent av felaktigt bokslut kan leda till felaktiga strategiska beslut
eller orsaka direkt skada i form av uteblivna intäkter, strafftillägg, upptaxeringar etc.

Vad har företag för kreditvärdighet, betalar man skatter, har man blivit skönstaxerad etc,
går att kontrollera inom några minuter. Ingen vill göra affärer med en opålitlig styrelse,
eller med bolag som ofta förekommer i skatterevisionssammanhang.
Upptäckta oegentligheter från skatteverkets sida i ett företag leder oftast till
parallella kontroller hos deras väsentliga affärspartners.
Många bolag ger upp affärsförhållanden med icke skötsamma bolag.

En förutsättning för att lyckas i affärer är, förutom att sköta sina åtaganden, är att ha
en bra och pålitlig redovisning samt en rådgivare till hands

Var noggrann med Ditt val av ansvarsfull och kunnig redovisningsansvarig!