Komplettering av månads dokumentation till redovisning

Gäller klienter som tillämpar faktureringsmetod

Faktureringsmetod innebär att varje dokument ska lämnas i dokumentdatumordning.

 

Varför faktureringsmetod:
Alla företag som har årlig omsättning högre än 3 mkr måste använda faktureringsmetod i sin redovisning. Faktureringsmetod är mer tidskrävande och med det dyrare. Först bokförs faktura i reskontra (sidoredovisning) och vid betalning bokas den bort från reskontran.

 

Dokumentationsortering
Både fakturor, kvitton, betalningsspecifikationer sorteras enligt dokumentdatum. Detta betyder att man inte sorterar redovisningsmaterial efter dokumentsort. Oavsett vilket dokument det gäller (fakturor, löner, betalningar etc.) , de läggs i pärmen i datumordning. Det ska alltid bifogas bankkontoutdrag för respektive månad.

 

Närmare förklaringar
Betalningsspecifikationer:
Alla betalningsspecifikationer efter varje dagsbetalningar ska alltid bifogas materialet. Detta gäller både in- och utbetalningar. På så sätt följer vi bokföringslagen som säger att varje transaktion ska bokföras när den uppstår. Betalningsspecifikationer ska innehålla uppgift om fullständigt fakturanummer eller OCR nummer. Mycket viktigt att man betalar exakt samma belopp som står på fakturan utan avrundning, annars försvinner möjlighet att använda sig av sökfunktion i redovisningen.

 

Komplettering av betalningsspecifikationer
Det är viktigt att pricka av varje betalningstransaktion mot bankkontoutdrag för att vara säker att alla notor finns med. Denna kontroll sparar tid för alla inblandade och bidrar till lägre redovisningskostnad.

 

Löner från löneprogrammet
Lönebesked med tillhörande bokföringsorder ska alltid bifogas i datumordning som står på bokföringsordern. Skattedeklaration för löner ska bifogas med på ett synligt sätt, så att den inte blandas med övrigt redovisningsmaterial. Observera att deklarering av löner sker runt den 12 varje månad för föregående utbetalningsmånad. Därför är det viktigt att lämna lönedeklaration senast i början av deklarationsmånaden.

 

Dubbla dokument
Det får inte förekomma att ett och samma dokument, viken det än är, lämnas två gånger i redovisningsmaterialet. Detta leder till dubbelbokföring. Dubbelbokföring leder till fel i rapporter och i deklarationer. Vid bokföringstillfälle är det ofta inte möjligt att veta om något blivit dubbelt bokfört. Dubbletter skapar också minst tre gånger mer arbete i onödan. Felen kan upptäckas vid avstämningar eller när man ser att någon bokad faktura är gammal och obetald. Därför önskas stor försiktighet betr. dubbletterna.

 

Bilagor med oklar beskrivning om vad som fakturerats resp. betalats
I sådana fall behövs enkel anteckning om vad som köpts eller sålts.

 

Kvitto eller fakturor som kopplas till garanti för inköpta varor eller tjänster
Behåll originalet och skicka kopian med redovisningsmaterialet.

 

Uttag fån bankomat
Bifoga kvittot för bokföring

 

Inköp med kontokort
Alla kvitto som ingår i kontokortsfaktura ska bifogas denna faktura i samma ordning som de antecknats på fakturan. Koppling mellan faktura i kvitto ska visas genom löpande nummer på kvitto och på kortsfakturaspecifikationen.

 

Sammafattning
-Alla bokföringsdokument lämnas i datumordning oavsett sort,
-Alla betalningsnotor bifogas redovisningen,
-Bokföringsorder bifogas med tillhörande lönebesked
och skattedeklaration bifogas vid sidan av.
-Bankkontoutdrag för respektive månad ska finnas med.
-Kontroll av inlämnade betalningsnotor mot kontoutdrag genomförs.